Kategoria: Media informują

Pruski porządek

Co sekretarz miasta robi o dziesiątej? - czyta gazety - zdradza jego grafik.
Dzień Piotra Lachowicza, sekretarza miasta Nowego Sącza, jest zaplanowany niemal co do minuty. Za zgodą prezydenta, na drzwiach gabinetu wywiesił grafik, który każdy zainteresowany może sobie poczytać. To wzorcowa organizacja pracy, którą sekretarz chętnie widziałby w całym urzędzie.

W każdy poniedziałek o godz. 10 sekretarz miasta zasiada do przeglądu prasy, któremu poświęca każdorazowo 25 minut. Od wtorku do piątku - z wyjątkiem środy - pracę zaczyna o godzinę wcześniej, więc gazety czyta o 9. Środa jest dniem narad, więc harmonogram ulega zmianie.

Plan dnia sekretarza zawiera czternaście pozycji. Jedną z najpoważniejszych jest przegląd korespondencji, który trwa od godz. 10.25 od godz. 13. Za to przerwa trwa tylko 15 minut (między 13 a 13.15). Zadaniom zleconym przez prezydentów sekretarz poświęca 45 minut, między 13.15 a 14. Najlepszą porą na spotkanie z sekretarzem jest czas między godz. 16 a 17. Wtedy - zgodnie z planem dnia - przyjmuje strony.

Po zakończeniu urzędowania jako sekretarza miasta, Piotr Lachowicz poświęca czas sprawom tajnym - jako urzędnik odpowiedzialny za ochronę informacji niejawnych. Zajmuje mu to w poniedziałki czas od godz. 17 do 19.40, w pozostałe dni tygodnia od 16 do 18.40.

Sekretarz zastrzegł sobie ewentualne zmiany w harmonogramie, związane z wykonywaniem poleceń prezydenta, wyjazdami służbowymi i posiedzeniami Rady Miasta.

Jest on jedynym urzędnikiem, który ujawnił swój harmonogram. Wywołał tym zdziwienie nie tylko petentów, ale też urzędników.
- Część z nich zareagowała nawet pewnym niezadowoleniem. Były różne komentarze. Niektórzy, czytając harmonogram mówią, że trudniej mnie zastać, niż prezydenta, ale według mnie jest właśnie odwrotnie. Z planu jasno wynika, co w danym momencie robię i kiedy jestem do dyspozycji - mówi Piotr Lachowicz.

Skąd się wziął pomysł na harmonogram?

Stąd, że po kilku miesiącach urzędowania sekretarz miał tyle spraw do załatwienia, że nie miał czasu napisać pism dla prezydenta. - Co chwilę ktoś do mnie przychodził, albo dzwonił, panował chaos. Cierpiałem na redundancję (nadmiar informacji). Postanowiłem to uporządkować. Wprowadzenie schematu ustabilizowało mój dzień - wyjaśnia sekretarz.

Lachowicz jest w zakresie organizacji specjalistą z dyplomem. Ukończył Wydział Organizacji i Zarządzania Akademii Ekonomicznej w Krakowie i podyplomowo zarządzanie na Politechnice Krakowskiej. Nawet pracę magisterską pisał z zakresu organizacji zarządzania.

Wykorzystując nabytą wiedzę i pięcioletnie doświadczenie urzędnika oraz kilkuletnie doświadczenie na kierowniczym stanowisku w firmie budowlanej w Wiedniu i Berlinie, sekretarz opracował harmonogram pracy, który - jak twierdzi - pomaga mu sprawnie realizować zadania.

Osobom, które mają mu za złe, że przez 25 minut czyta gazety, sekretarz wyjaśnia, że analiza publikacji prasowych dotyczących Urzędu Miasta jest jego obowiązkiem. To jakby analizował skargi i wnioski.

Są tacy, którzy na grafik sekretarza reagują z pobłażliwym uśmiechem, uważając go za jego nieszkodliwe dziwactwo. No bo jak można zaplanować dzień co do minuty, przecież nawet w pracy urzędnika bywają sprawy nieprzewidywalne.

Piotr Lachowicz wprowadził w swoim biurze pruski porządek. Uczynił też swój urząd bardziej przejrzystym. Nie otwierając drzwi gabinetu wiemy, co w danej chwili pan sekretarz robi. Z drugiej strony, ile razy zadajemy sobie pytanie: "Co robią ci urzędnicy? Płacę podatki, a jeden z drugim piją kawę i nigdy nie mają czasu!". Taki grafik na drzwiach dyrektorów i kierowników urzędów może być dla tzw. petenta odpowiedzią na nurtujące go pytania. Dla przełożonych natomiast może być podstawą do rozliczania podwładnych z efektywnego wykorzystania czasu pracy. Może to i dziwne. Ale ważne, by przynosiło efekt.

Autor:
Źródło: Dziennik Polski
Dodano: 2004-12-20 00:00:00