Urząd Miasta Nowego Sącza

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych w Urzędzie Miasta Nowego Sącza

Zarządzenie nr 748/2024 z dnia 25 września 2024 r. Prezydenta Miasta Nowego Sącza

banner

Regulamin

Zarządzeniem nr /2024 z dnia 25 września 2024 r. Prezydent Miasta Nowego Sącza wprowadził Procedurę Zgłoszeń Wewnętrznych w Urzędzie Miasta Nowego Sącza.

Regulamin określa procedurę zgłaszania przypadków naruszeń prawa za pomocą ustanowionych wewnętrznych kanałów komunikacji, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów i odpowiada wymogom ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Wprowadzany Regulamin umożliwia wszystkim sygnalistom:

Przekazywanie informacji za pośrednictwem specjalnych i niezależnych kanałów komunikacji;
Pozostawanie pod ochroną przed działaniami odwetowymi lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, które mogą zaistnieć w następstwie zgłoszenia;
Zachowania danych osobowych w poufności, w przypadku braku udzielonej wyraźnej zgody na ich ujawnienie.

Definicje

Sygnalista (osoba zgłaszająca) - osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik; pracownik tymczasowy; osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorca; prokurent; akcjonariusz lub wspólnik; członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysta; wolontariusz; praktykant; osoby fizyczna, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w związku z informacją o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
Kontekst związany z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
Informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Przedmiot zgłoszenia

1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia prawa dotyczące:

korupcji;
zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych;
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych;
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.

Kanały zgłaszania naruszenia prawa

1. Obowiązujący w Urzędzie Miasta Regulamin umożliwia poufne zgłaszanie naruszeń, poprzez łatwo dostępne, dedykowane kanały komunikacji. Urząd Miasta gwarantuje rzetelne, niezależne i sprawne zweryfikowanie zgłoszonych informacji, oraz zapewnia monitorowanie podejmowanych działań następczych, w tym wyników zakończonych postępowań.

2. Charakter zgłoszeń:

Zgłoszenie jawne – występuje wówczas, kiedy Sygnalista zgadza się na pełne ujawnienie tożsamości zarówno osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia, jak i osobom postronnym;
Zgłoszenie poufne – wstępuje wówczas, gdy dane Sygnalisty podlegają ochronie przed dostępem osób nieupoważnionych, szczególnie poprzez utajnienie danych. Dane osobowe Sygnalisty mogą być znane tylko osobom wyznaczonym do Zespołu wyjaśniającego naruszenia prawa.

3. Regulamin nie przewiduje zgłaszania informacji o naruszeniu prawa w sposób anonimowy. Zgłoszenie naruszenia prawa w formie anonimu podlegać będzie komisyjnemu usunięciu dokumentu, w celu uniknięcia ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych, których dane osobowe zostały ujawnione w zgłoszeniu.

4. Zgłoszenia nieprawidłowości Sygnalista może dokonać przez dedykowane temu poufne kanały zgłaszania informacji o naruszeniu prawa:

W formie listownej na adres: Prezydent Miasta Nowego Sącza, ul. Rynek 1, 33-300 Nowy Sącz, z dopiskiem na kopercie „ zgłoszenie nieprawidłowości-do rąk własnych”.
Poprzez ustne przekazanie członkom Zespołu wyjaśniającego informacji o naruszeniu prawa. Zgłoszenie ustne może być dokonane:

telefonicznie - nr tel. 505 773 062 (rozmowy nienagrywane),
osobiście – WKB - Nowy Sącz, ul. Rynek 22, I piętro, pok. 1,
za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną – na adres: sygnalista@nowysacz.pl w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać członkowi zespołu osobiście lub telefonicznie.

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie może być dokumentowane w formie nagrania rozmowy, lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

5. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

dane osoby zgłaszającej, tj.: imię, nazwisko;
adres do kontaktu rozumiany jako adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej;
datę i miejsce sporządzenia;
dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj.: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
opis nieprawidłowości oraz ich daty.

6. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

7. Jeśli Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie, Urząd Miasta nie jest w obowiązku przekazać Sygnaliście informacji zwrotnych w ramach działań następczych.

8. Wzór „Formularza zgłoszenia nieprawidłowości naruszeń wraz z oświadczeniem zgłaszającego”

Zespół wyjaśniający

W celu rzetelnego i sprawnego przeprowadzania postępowań wyjaśniających w sprawach zgłaszanych przez Sygnalistów za pomocą wewnętrznych kanałów komunikacji, powołany zostaje przez Prezydenta Zespół wyjaśniający w Wydziale Bezpieczeństwa i Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Nowego Sącza (WKB).
Skład Zespołu wyjaśniającego obejmuje co najmniej dwóch pracowników, a w sprawach tego wymagających Prezydent może dodatkowo powołać do wyjaśnienia konkretnej sprawy zewnętrznego doradcę – z prawem głosu lub głosem doradczym.

Czynności po zgłoszeniu naruszenia prawa

W przypadku zgłoszenia zawierającego adres do kontaktu Sygnalisty Zespół wyjaśniający w terminie 7 dni wysyła osobie zgłaszającej potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
Zespół wyjaśniający dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
Działanie następcze prowadzone są przez zespół wyjaśniający bez zbędnej zwłoki.
Postępowanie wyjaśniające kończy się w terminie do 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Sygnaliście przekazuje się informację zwrotną we wskazanych w zdaniu poprzednim terminie, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
Zgłoszenia traktowane są ze starannością i powagą w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada obiektywizmu i bezstronności.
Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, może zostać uznane za:

Zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;
Bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

Informacja dla sygnalistów o zasadach ochrony danych osobowych

1. Ochrona poufności

Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione.

2. Zgoda na ujawnienie tożsamości

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO. lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

3. Wyjątek dotyczący zgody

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

4. Niezbędność i minimalizacja

Podmiot publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

5. Przechowywanie i usuwanie danych

Podmiot prawny przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.

6. Informowanie osób wskazanych w zgłoszeniu

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

7. Ograniczenie w realizacji prawa dostępu do danych osobowych

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że e sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

8. Przechowywanie danych osobowych w zakresie zgłoszeń zewnętrznych

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

9. Zasady ochrony danych osobowych

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

10. Realizacja obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych sygnalisty

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz.UE. L. z 2016 r. Nr 119, s. 1, ze zm.) - dalej RODO, informujemy, że:

Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Nowego Sącza mający siedzibę, adres: Rynek 1, 33-300 Nowy Sącz.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, może się Pani/Pan kontaktować z wyznaczonym przez Administratora inspektorem ochrony danych, listownie na adres Administratora z dopiskiem "IOD” oraz mailowo: e-mail: iod@nowysacz.pl
Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, w celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych na podstawie Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (art. 6 lit. c RODO) i dobrowolnej zgody, jeżeli zdecyduje się Pani/Pan na ujawnienie danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – osobom postronnym (powyższe nie dotyczy osób upoważnionych przez Administratora tj. członków Zespołu wyjaśniającego).
Pani/a dane osobowe będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze, lub zakończono postępowanie zainicjonowane tym działaniem.
Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych w związku z prowadzonym postepowaniem wyjaśniającym.
Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania;
W zakresie w jakim dane przetwarzane są w oparciu o Pani/Pana zgodę, wyrażoną zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa);
Pani/Pana nie dane będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
Pani/a dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji;
Podanie danych jest warunkiem niezbędnym w celu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa za pomocą wewnętrznego kanału komunikacji. Odmowa podania danych uniemożliwi skuteczne zgłoszenie naruszenia.